Si zhvillohet aktiviteti i Zyrës për Komunikim Publik?
Zyra e Komunikimit Publik ka filluar punën në maj të vitit 2002, pas formimit të qeverisë së parë Kosovës. Në fillim kapacitetet e saj ishin të kufizuara dhe vetëm në gjysmën e janarit 2003 ishin rekrutuar zyrtarët e parë për informim.
Zyra për Komunikim Publik në Kryeministri ka strukturën e një redaksie mediale. Megjithëse ekziston një ndarje e punës, shumica e punonjësve kryejnë detyra të përbashkëta ekipore.
Në anën tjetër, këshilltarët, zëdhënësi, Kabineti dhe drejtori i Zyrës për Komunikim Publik mbajnë takime të shpeshta për të siguruar mbarëvajtjen e përditshme të informimit dhe komunikimit publik.
Takimet kanë për qëllim shkëmbimin e informacionit, parashikimin e lajmeve dhe përgatitjen për t’u marrë me to, sepse funksionimin e Zyrës e bën efikas vetëm qarkullimi i rregullt i informatave. Qarkullimi i informatave nga zyrat tjera në drejtim të kësaj Zyre identifikon aktivitetet paraprake dhe të njëjtat përmblidhen dhe krijohet tërësia e informacioneve, të cilat dërgohen përmes postës elektronike te të gjitha mediat.
Agjenda e aktiviteteve të Kryeministrit, agjencive dhe zyrave të ZKM-së diskutohet rregullisht dhe paraprakisht, të paktën një ditë para zhvillimit të saj. Në diskutimin e agjendës përcaktohet lloji i aktivitetit, natyra e tij, rëndësia e tij për proceset aktuale dhe rëndësia e promovimit publik të politikës së Qeverisë së Kosovës dhe të objektivave programore të saj. Në këtë mënyrë mund edhe të animohet opinioni paraprakisht për cilindo aktivitet. Këtu mendohet edhe në ofrimin e të dhënave paraprake për aktivitetin, takimin apo vizitën e titullarit apo ndonjërit nga zyrtarët e lartë qeveritar.
Të një rëndësie të veçantë janë edhe raportet ndërmjet drejtorit të Zyrës dhe zëdhënësit, që njëkohësisht kryen edhe detyrën e këshilltarit të kryeministrit për marrëdhënie me media.
ZKP vepron gjithnjë në koordinim me këshilltarët dhe zëdhënësin e Kryeministrit, por kjo formë e bashkëpunimit është vetëm në funksion të transmetimit efikas të mesazhit politik të Ekzekutivit, të cilat i parasheh Rrregullorja nr.2001/36 e Shërbimit Civil të Kosovës.
Zyra për Komunikim Publik për të qenë e efektshme në misionin e saj zhvillon marrëdhënie të ndërsjella me drejtuesit qeveritar. Zyrtarët për informim duhet t’i njohin mirë bindjet dhe pikëpamjet e titullarit dhe në raste të caktuara të kenë edhe kontakte të drejtpërdrejta me të. Drejtori i Zyrës për Komunikim Publik apo zëdhënësi kanë mundësi të takojnë kryeministrin për lajme urgjente me ndërmjetësimin e një planifikuesi oraresh ose ndihmësi. Ndonëse ky fleksibilitet mund ta prishë grafikun e rregullt, gjithsesi kjo siguron një qasje efektive që i përgjigjet shpejt çështjeve të medias.